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2014/04/07

創業這回事:給全體同仁的一封信

這幾年的工作,在不斷變動的過程中,我從一個小職員,成為主管,一直到總經理。過程中,我發現絕大多數在新創初期的品牌公司,都會面臨到類似的問題,並且即使產品屬性不同,但是卻有許多可以互相借鏡的地方。

我一直相信好的管理模式,不應該只是主管下令,員工被動的接受命令,而是應該讓員工能清楚明白公司的目標、願景,以及各種做事的原則和態度,如此才能產生一個良性的循環,並且讓公司能培育出更多好的人才。

以下,是我寫給公司全體同仁的信,主要是我對於管理和工作執行上的觀念和思維的分享,雖然都是相當基本的觀念,但對於許多中小企業主,特別是新創事業都是難以做到的。

親愛的同仁們,
 
為了讓未來的工作運作起來更加順暢,一些管理和工作執行上的觀念和思維,我想與各位進一步的闡述及溝通,會以文字模式,主要是希望各位在工作上遇到意見不同或是不知該如何開展工作時,能拿出這封信,問問自己為了公司和品牌的長遠發展,最好的決定會是什麼,想清楚答案自然便會出現。

公司的目標是成為百年品牌,我在組織內感受到團隊內不少成員對於公司的工作有強烈的企圖心和使命感,令我深深感動,因此在所有管理上或是工作執行上的作法,我都是希望能以較長遠的規劃和發展來預做準備。
 
首先,請各位務必瞭解,計畫,數位管理及時成預算控管的重要性,畢竟經營一間店,十間店,一百間店以及管理十個人,一百個人,一千個人,是相當不同的概念。”量變絕對會造成質變”,許多看似微不足道的錯誤或是時間成本上的浪費,在規模小時,影響不大,隨著組織結構變大,就會造成重大的影響。

在一個制度完善,人員素質優良的公司內,正常的情況下,總經理主要的工作職責是為企業半年至一年後的工作預做規劃和準備,總監則至少要能配合副總落實一季內的工作,部門主管更要拓善安排好一個月的工作,同仁則至少要能規劃出一周內的工作。
 
如果沒有養成良好的工作習慣,同仁就只會被動的聽命令做眼下的事;部門主管也只會去安排下周的工作,而總經理也將會不得不跟著捲入例行的工作專案,這個企業發展的腳步將會遇到困境,也會落後於其他競爭者,並讓企業陷入於危機之中。
 
三個月內,我會儘量與各位密切溝通及參與各位的工作,希望能建立起內部良好的工作習慣;未來,我期望要求所有同仁,特別是主管能事先做好規劃,並且依照規劃進行,避免長時間處理緊急事件和臨時交辦事項,這是一個想要穩健發展企業必除之弊病。當一個組織內越多僅緊急事件和臨時交辦事項,不僅顯示出事前規劃不足,思慮不周,無法預做準備和安排, 更容易造成惡性循環的嚴重後果, 因為組織內絕大多數的工作都是環環相扣,當工作步調無法依照計畫進行,管理就會變得混亂, 計畫也無法確實落實,組織更難以擴展。
 
因此往後不論是在規劃培訓課程,採購產品,或是陳列設計時,組織內的主管們都必須思考如何建立起未來足以大規模複製的流程和模式。舉例來說:
 
1.   為一間店採購一項新款產品,可能只需要上百個的訂購量,但如果為一百間店採購一項新款產品,就會需要上千個甚至上萬個的訂購量,若是錯誤的決策,便會造成資金周轉的問題以及庫存的壓力。因此事先的評估和規劃就會變的極為重要。 
 
2.   目前公司門店都在同一個地區,可以時常把門店人員招回總部來培訓,若是未來3-5年來,我們門店遍及全國各地重要景點,我們是否還能維持培訓的品質,讓各地的服務水準一致,並且讓眾多的門店人員都能感受及認同組織文化,這對於經營管理者會是極大的考驗。
 
3.   在做陳列、包裝、產品設計時也需要思考,每個小個體與品牌的大整體的融合是否協調一致,品牌部門能否有規劃性的去由大處漸進至小處安排所有設計工作。在這裡我想用兩個小故事來做說明。
 
故事一:有個女人買了一雙很美麗的鞋子,回家之後,發現鞋子與家裡的衣服都不搭,便買了許多衣服; 買了衣服, 接著又買包和帽去做搭配;當女人發現自己換了裝扮,人的氣質也變優雅後,又總覺得房間的裝飾和自己的氣質配不上,於是換了房裡的傢俱;傢俱換了之後, 又覺得住的房子和傢俱也搭不上,接著就換了房子; 而當她生活中的一切都改變時,發現身邊的男人也不適合了,索性連男人都換了。誰能想到僅僅一雙美麗的鞋子,就由內至外的改變了一個女人的生命。
 
故事二:許多人不知道蝙蝠本來是可以成為鳥的,但它只是選不到讓自己滿意的羽毛顏色,結果放棄了所有的毛。上帝造物造到鳥類的時候,擺出了各種形狀各種顏色的羽毛作樣品,讓鳥們挑選。鳳凰選了紅色、綠色和金色,以及別的顏色;喜鵲選了白色和黑色;黃鸝選了淡黃色和其它顏色的裝飾性小斑點;麻雀要求不高,撿起了別的鳥扔到地上的土褐色羽毛,穿在身上試了試,自己覺得合適,蹦蹦跳跳地走了。蝙蝠趴在屋頂上,一副不屑一顧的樣子。鳳凰選中紅綠色時,它撇了一下嘴:“哼,真怯!”喜鵲看上黑白色時,蝙蝠把腦袋轉到另外一邊:“真好笑,又不是給你媽送葬,要這種哀悼的顏色!”麻雀穿上土褐色外衣時,蝙蝠差一點喊出了聲:“哎呀,土得掉碴!” 上帝造完了鳥類,最後剩下蝙蝠。上帝問:“你沒有選中任何羽毛嗎?” “沒有,上帝。您老人家能否創造些更完美的顏色讓我挑挑?”“每一種顏色都有它的完美,關鍵是你要知道自己要什麼。既然你選不上毛,做不成鳥,就做獸去吧!”“我要做個完美的獸。”“完美的獸是什麼樣?”上帝感到困惑。“我不僅要會走,還要會飛。”“你要翅膀?”“是的。” “好,給你翅膀。”於是,應它自己的請求,上帝創造出了萬物中最完美的動物……蝙蝠。不倫不類,就是完美者的寫照
 
這些看似有趣的笑話,如果發生在品牌或企業內,可能就會造成相當大的影響,因為每次的變更以及調整,都會花費許多資金及時間,甚至還會造成客群及人員的變動。因此,若能從零開始,想清楚品牌的風格,調性是什麼,買回一雙真正適合自己的美麗鞋子,未來工作的推展就會更為順利,但同時也要謹記蝙蝠的教訓,別讓對完美的追求,反而阻礙了自己的前進。
 
綜合上述前提說明,希望大家能配合及體諒組織在發展期間各種制度流程的調整,這有可能會和各位熟悉的工作模式有所不同,然而透過數字管理,我們能更有效的掌控企業營運的狀況,並且訂定合理的標準;透過流程的規劃,我們能建立足以複製的營運模式;透過計畫的安排,我們能更有效率的籌備及整合工作,讓公司資源的效益最大化。
 
關於組織內重點工作專案我提供給同仁的方向說明如下:
 
門店工作:
門店要能提供一次到位的服務。
從客戶接觸公司的第一刻,就開始體現服務流程和品質的細膩度。不論是在發現客戶需求,滿足客戶需求之外,還能進一步提供客戶貼心的關懷, 我期待每位門店同仁都能抱持著廣結善(扇)緣的心態,透過服務來豐盛自己的人生,增廣自己的視野;將產品視為媒介,用來傳遞文化精神與人文理念。
 
培訓工作:
讓同仁成為品牌的主人,而不是只會聽命行事的奴才。啟發及引導同仁,讓同仁能理解及認同公司的規劃和相關制度, 由內而外的培養文化涵養及人文素質,讓同仁找到對工作的熱情及人生的方向,並透過升遷職涯的規劃,協助同仁在專業上成長。
 
採購工作:
採購應該是品牌的把關者,透過對品質的要求,對商品的管理,以及對產業知識的瞭解,一個優秀的採購,能夠為公司降低成本,創造利潤之外,還能進一步協助公司發掘市場的先機。
 
設計工作:
設計絕不只是讓品牌穿上美麗的外衣,而是讓品牌能擁有適合自己的獨特風貌。設計與美工和藝術家是不同的,設計是在感性之外,還能理性的透過規劃,分析作出合適的決定,不論是用色,質材都是需要經過 “設計”而非依據個人偏好,才能成為真正專業的設計團隊,也才能為品牌創造價值。
 
業務及行銷拓展工作:
讓公司成為一個貨真價實的優秀品牌,絕對是作好業務及行銷拓展最快也最輕鬆的途徑,當產品,服務及相關配套都能到位時,會是行銷成本最低,效益也最高的時候,反之,若產品,服務本身都不夠好,要拓展業務及行銷都會是事倍功半。
因此雖然很多人都認為業務或銷售部門才是公司的獲利單位,但實際上公司的每一個人和每一個部門都是同樣扮演同等重要的角色。
 
行政人資工作:
不論是服務消費者,面對廠商,或是設計產品,推廣業務,一間公司絕大部分的工作都是對外的,因此當眾人花了許多心力在外面拼搏時,行政和人資部門所扮演的就是安頓好內部的工作,同仁工作時才會安心和放心,也才能將更多心力放在工作上.
若是行政和人資的工作能作到成為同仁心中的 “賢內助”和如同家的避風港,那這間公司一定能走得更遠.
 
 
以上是我任職滿一個月的分享,若有任何的建議以及不清楚的地方,也請隨時與我溝通。
 


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