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2008/09/26

通訊錄導讀

本文在新浪的網址  http://blog.sina.com.tw/grade4/article.php?pbgid=15096&entryid=583354
為方便校友充分發揮02所編通訊錄效用﹐特此說明。


標準格式具有下列數sheets﹕

通訊錄﹕依學號或班級流水號排序﹐重要columns的說明如後。
姓名序﹕依中文姓名筆劃排序﹐方便大家尋找對應的班級。
List﹕只有全校通訊錄才會有﹐方便觀看各班(系)聯絡狀況﹐也是提供校外人士了解狀況﹐協助找人的最重要溝通資訊。
Email﹕為了因應通訊錄的不斷更新﹐彈性變動的mailing list﹐最下面的都是最新加入的﹐方便同學了解誰是最近才歸隊的失蹤人口。
 
請注意﹐02的通訊錄版本﹐所有藍字都表示待確認。有的藍字資料不重要﹐僅供參考﹐但是如果是從網站上擷取的email address及電話號碼﹐未經確認是否是校友﹐還是僅同名同姓﹐不宜逕行使用,以免將整個通訊錄流傳出去。紅字表示最新更新的資料。

通訊錄左上角紅色日期﹕版本最新更新日期﹐請收到新版時﹐將舊版蓋掉﹐才不會混亂﹐新舊不清。

column K 沒有Y的都表示尚未確認聯絡上﹐資料僅供追蹤使用。D表示已往生。

column I (email address)用淡綠色註記﹐同時column J 註明NO﹐表示那位同學不看email。任何重要訊息,需要有熱心同學幫忙以電話告知﹐否則那位同學基本上是什麼都不知的。

column I (email address)用淡藍色註記﹐是提醒只差臨門一腳﹐需要打電話要到email address﹐才算完全聯絡上﹐才能結案。

column J 註明bad﹐表示那個email address 曾經退信過﹐需要追蹤﹐否則那位同學都沒收到email ﹐和失聯沒兩樣。其他註記係02用來區分一些狀況﹐不須理會。

任何其他多的註記﹐可用column T(extra email address or parents' phone number or fax number) 或 column AK (family members....)輔助﹐那兩欄放任何資料都不會影響通訊錄的寄發。

column A﹕彈性運用﹐多用來表示非畢業時班級﹐以便用filter做另一種班級組合。

column B﹕彈性運用﹐多用來做任務性分組﹐供filter篩選﹐例如﹐聯絡人﹐或某次同學會出席人員。

column C﹕彈性運用﹐多用來註明性別。

由於這些是02所做數十個通訊錄的標準與使用者溝通模式﹐希望大家能容忍02版本的沒有彈性。有的班級傾向自己維護通訊錄﹐可以註記更多私人資料﹐絕對認同﹐但是﹐為了避免大家重覆花時間比對資料的有效性﹐請將所有資料變動都通知02﹐因為有的變動可能會影響其他學校的通訊錄也要跟著更新

補充:

以後02和各班聯絡人就用通訊錄column J 來溝通,譬如註記410,表示4月10日更新。至於Call,表示需要去電索取電郵才算真的聯絡上。Bad是指電郵失效,請幫忙追蹤。
 
Column D 有問題的名字塗了顏色﹐也需要當屆同學幫忙更正。
 
班(屆)聯絡人將訊息發給同學﹐每人花幾分鐘時間看一看,比02一個人做有效率。
 
02  於2009, 04, 10 補充

如何通知02有關聯絡資料的變更(02會將所有受影響的通訊錄都同步變更)

要加入四年級資料庫﹐或是提供其他同學訊息﹐或是尋找失聯朋友﹐請下載下列空白表格﹐填入資料(如僅供02個人緊急聯絡使用﹐請註明﹐02會尊重指示)﹐email到4thgrader@gmail.com
http://www.4thgrader.net/vault/files/Directory%20-Information.xls  (表格)
 
如何彈性編列收件人名單

以02編的標準版通訊錄為例子﹐每個檔都會有一個sheet﹐名字是Email。

每一橫行鍵入
column A﹕流水號或學號
column B﹕姓名
column C﹕<
column D﹕email address
column E﹕>;

Columns C~E 是最關鍵的字串﹐Column E的"﹔"是為了區分不同收件人﹐非常重要﹐有些系統接受"﹐"﹐gmail接受both﹐ outlook好像只接受"﹔"。A、B Column中訊息﹐或有更多想顯示的訊息(增加column或塞在A或B Column都可以)只是給收、發件人參考用﹐不影響發信成功與否。

假設有100位同學

Highlight A1~E100﹐copy and paste到收件人區域﹐直接發信即可。

gmail account 可以一口氣發給100多人﹐yahoo則無法做到﹐所以在用 reply all 與大家交換email時﹐後者非常不便。

我用此方法彈性編適合各種目的的收件人名單﹐而不設群組﹐避免有任何變更﹐進系統改群組太麻煩。

這是我為了發通訊錄想出來的笨方法﹐很適合我的各種需求﹐但可能不是最有效的方法﹐如果格友有更好方法﹐還請分享。

如何快速重組mailing list

通訊錄最好是excel格式(word格式不能排序﹐沒有filter功能﹐無法彈性運用)﹐一人一行﹐中文名字及主要email address(只能一個﹐其他多的須放在別的column)要有專屬column。再運用filter功能﹐挑選email address那個column中的"非空格"﹐所有沒有email address的同學都會被隱藏起來﹐就可以直接挑選要的column﹐如班級、學號、姓名、email address﹐逐列(column)copy and paste到Email那一sheet﹐新的mailing list就完成了。

如何運用excel表的filter功能

filter功能解說

林莉 (AKA 02)

通訊錄之取得及使用
 

Due to change of server, please change part of old URL from
http://luba.crss.ucsb.edu/~shen  to http://www.4thgrader.net and use same username/password to get access of directories with your name.

通訊錄只是提供大家聯絡感情使用,請勿用來發送理財、養生、笑話、雋永小品、..... 給不熟悉的朋友。中國人不習慣拒絕,善意的分享有時也是對方的一種負擔。不受歡迎的信件爆增,如果形成困擾,會扼殺久未聯絡老友收信的意願。通訊錄本身或密碼請勿流傳予非通訊錄所屬校友。

通訊錄密碼限定僅提供給屬於通訊錄涵蓋範圍之校友,請在範圍以外的朋友務必體諒02這個為了保護大家的謹慎原則,也請大家珍惜02對大家的信任。

任何想查閱通訊錄而沒有密碼的校友,請書明理由(遺失、新歸隊、尋舊、...)及必要之佐證身份資料,Email到4thgrader@gmail.com,以便02快速查證並回應。標準格式,請下載
http://www.4thgrader.net/vault/files/Directory%20-Information.xls  (表格)

對於應該收到通訊錄密碼卻不知密碼為何的詢問,很可能詢問者就是失聯的校友,請務必請他(她)向02索取,才能夠讓他(她)真正歸隊。便宜行事的提供密碼,只會將02有限的資源浪費在找尋其實並未失聯的校友。

不熟悉中文打字的校友,請用copy and paste 的技巧寫出您或/及要找的人之中文姓名。缺乏任何方便辨識身份之資料都會影響02回應之效率,甚至因此而被忽略耽誤。

大家只要將心比心,02只有一個人要回答四面八方飛來的查詢,如果在回答前需要先做偵探解謎,大費周章看懂格友所給功課為何,格友又是何方神聖,在時間有限下,很可能造成期盼結果的查詢反被先擱置。這點請所有校友、格友務必原諒。不是無禮,實在是疲於奔命。

每每收到一個簡單普通英文署名的查詢,02都不好意思回問:『您是哪位啊?』『是02的老板嗎?為什麼只丟下簡簡單單的一個問題,卻要02做到癱。』很多人以為02只處理數百人資料,假設02會發信給他(她),當然也會認得沒有中文署名的回信。如果回信附著有原始發信群組之標題,還可以用Email address去特定群組查對。有時回信同學好心改信件標題、換信箱發送,真是讓02欲哭無淚,哭笑不得。有一個很早以前看過的笑話,不記得全部,只記得是比喻一個人僅提供非常有限的資料,就預期對方辨識出這個人的身份,結尾是那隻鳥,在布簾後伸出一隻細腳,問:[那,你看我的名字是什麼?],02一直想將那個笑話找出來,因為它忠實反映了02的心聲。

至於mailing list的建立,是有學問的。如果不是為了方便收信人reply all,請儘可能用bcc(密件副本)。如果是為了收信人容易辨認回信給哪些人,請將中文名字加在Email address前面,無目的地臚列一大堆無法辨識的收件人電郵,很容易吃緊弄破碗,產生意想不到的負面效果。不是送給一堆不相干人許多垃圾信,就是將別人的電郵信箱到處撒,總有一天不小心被濫用,讓不堪其擾的同學選擇退出聯絡網。請為自己也為別人,善用mailing list。轉寄郵件時,請貼心地將一些不必要的前信收件人電郵信箱刪去,花一點點時間表現對別人的尊重。

如何建立具有特定功能的mailing list,請參考本文專段說明。

林莉 (AKA 02)
2009, 02, 28
 

Gmail vs Yahoo

02常常看到一些班級﹐用yahoogroups或googlegroups方式全班發訊息。最大好處是大家的email address﹐不會散落到處﹐收件人也很簡潔﹐只有一個group名稱。最大的缺點﹐就是大家不知誰在group中﹐誰被遺漏﹐誰在默默的看很難感受。尤其是失效的信箱不易被察覺清理。如果負責管理group的同學沒時間追蹤﹐別的同學很難一窺收件人全貌。02習慣使用的帶中文姓名mailing list﹐只要轉遞時記得刪掉收件人名單﹐雖然收件人落落長﹐一目了然仍然有其附加意義﹐看到中文名字很容易讓記憶中的同學模樣回到眼前。

也有一些班級﹐將台灣大陸及海外劃分責任區﹐各有同學負責資料更新及訊息的傳遞。其實劃分責任區在打電話方面比較實際。如果是Cyber Reunion﹐絕對應該囊括全班同學。等到有聚會﹐才大家依地區分工通知確認出席﹐比較有效。見面與用email交換近況及照片﹐程度不同﹐事實上﹐很多同學現在都會出國返國(公出、旅遊、探視父母或小孩)﹐誰也不知道誰可以湊巧趕上在哪裡的聚會﹐又何必預設立場。相信不能參加的同學也不會因為聯絡人的熱心﹐抱怨收到太多大家飆來飆去交換近況的emails。

因為台大的畢業三十重聚﹐02替中山國小找到2名校友﹐蔡強華及朱麗華。蔡同學原來只唸到小學五年級就轉學了。朱同學也是北一女失聯同學﹐這次終於可以和愛班同學見面了。另外﹐還發現愛班蘇昭英同學因為電郵不對﹐從來沒人打電話通知﹐一連串北一女的重聚會完全狀況外﹐這次總算可以趕上台大的重聚會。02也邀請蘇同學及夫婿1980醫學系李學長一起參加。

至於yahoo和gmail的比較﹐是個很好的商業競爭例子。看yahoo如何因為疏忽客戶對信箱大小的需求﹐反應遲鈍而將市場拱手讓給後起之秀gmail。看gmail如何在許多人已經習慣用yahoo信箱﹐一動不如一靜下﹐仍然能突破他們(包括02)的忠誠度﹐扭轉乾坤﹐攻城略地。

對於yahoo信箱的使用者﹐由於yahoo信箱限制每一封信收件人數﹐人數過多就無法reply all(gmail一口氣發100多人不是問題﹐但是短時間內發信超過500人就會被禁足24小時)。這是yahoo不如gmail的地方。

還有就是對中文內容的處理﹐yahoo送出來的信比較多亂碼。附檔﹐如果檔名夾中文﹐yahoo處理時也會不按牌理出牌﹐收件人會有打不開附檔的可能。收件人端會出現UNKNOWN_PARAMETER_VALUE的字眼。那是送件人yahoo信箱的問題﹐不是收信人信箱的問題。送件人將檔案名改為英文﹐重傳一遍﹐就可以了。

gmail擋垃圾信的能力也比yahoo好太多。同時會將相同標題的信函疊在一起﹐讓信箱清爽許多。

如果gmail可以提供sort功能及unlimited space就太完美了。

林莉 (AKA 02)
2009, 03, 14

不問(抱怨)不知道,原來是自己半缸水,學藝不精。

02以前用yahoo信箱,Sort by sender就可以找到特定人寄來的信。換成gmail,以為要一封封加label才可以達到同樣效果。其實只要去Label中的filter加入特定sender的信箱,就可以一口氣將以往漏掉的及未來收進來的都自動加label。如果同一個sender用不同信箱送信進來,只要設定好,都會被放在一起。非常方便,隨時補救不嫌晚。

所以,gmail 現在的缺點只剩下,容量只給7G,不像yahoo是錯失先機後直接變成unlimited。

02最近為了信箱已使用98%,接近滿水位,開始刪最佔空間的照片(反正已經下載)。有時為了要留文字,只好將信先轉遞給自己,但是不轉遞附件,收到後再刪原信,才可以將原信除了附件所有資訊留底。哪天,說不定gmail也會提供刪附件的功能。

02 在 新浪部落 於 2009/03/22 08:37 AM 回應 

通訊錄中的流水號

編製通訊錄第一步就是界定範圍,列出所有要涵蓋的對象。

流水號是用來檢視是否有漏網之魚的最有效工具。

小學、初中、高中的學號,很難拿到學校正式記錄,為避免有遺漏,就依畢業紀念冊後面通訊地址的排列順序編列流水號。
有的學校排列順序是依姓名筆劃序,有的學校是依高矮座位號碼,也有的是依畢業成績。也因此流水號可能有特殊意義,可能看了沒感覺。依照正式畢業紀念冊順序編號最重要的功能是對抗記憶中的盲點,號碼連續,一個蘿蔔一個坑,透過一人一碼,沒有人會被漏掉。但是,如果有人對依成績排序有心結,不妨另外用姓名序自己改編。

編列大學通訊錄規則又不同。由於大學畢業紀念冊上容易找到正式學號,學校在入學時給每一位學生學號的邏輯也有跡可循。尤其,很多人對大學學號事隔數十年仍然記憶不減,對那6位數有特殊情感,流水號也就直接採用正式學號,不再自訂規則,暫時查不到的,寧缺毋濫,空在那兒,等當事人或其他人來幫忙填空。許多人收到通訊錄,看到學號重出江湖,會很感動,仿佛又回到了當年校園。

大學學號的編列邏輯

三、四、五年級生那個年代,學號多半是6碼,AABCXX。AA是入學民國年,B是學院別,C是系別序、XX是流水號。

以1974台大電機系為例,1970年(民國59年)入學,電機是工學院,文理法醫工農排行第5,工學院有土(木)機(械)電(機)化(工),電機排第3,所以經由大專聯考分發入學的學生,學號就是5953XX。1974清大化學就是5940XX,因為當年清大只有4個系,依序是核工(5910XX)、數學(5920XX)、物理(5930XX)、化學。

最末兩碼XX的決定通常都是依榜單順序。但是,也有學校選擇自行訂定。1974級清大學號就是依姓名筆劃序。如果無法從學校取得正式學號,與榜單順序又無關,就只好自己排序自己編,錯了再來改。

1972年(含)以前的榜單順序是依聯考分數高低排列。以台大為例,1976年畢業生(61XXXX)學號排第一的都是各班最高分入學的學生。
1973年開始,榜單順序改成依准考證號碼。自行報名的同等學歷、退伍、重考生在前,應屆畢業生隨後,依考場地區(基隆、台北、新竹、一路到高雄、屏東),地區中再依學校,同一個高中畢業的學號都集中。所以,1977年(62XXXX)畢業生開始,各校學號和入學成績再也沒關係。

僑生、外籍生、邊疆生、特殊身份子弟入學管道不同,學號緊接著大專聯考入學生後面編號,最後是轉學生。至於轉系生、延畢生學號跟著走,很容易辨認原始入學年度。學號空號代表轉出(轉系、轉學、休學、出國、重考、...),延畢,或是根本沒向學校報到。填補空號好像是尋根,補族譜。

由於學號的編列邏輯有脈絡可循,所以,除了依畢業紀念冊的記錄抄寫、透過學校院系取得,另一個公開資訊源就是榜單。爲了推算學號,曾經在中山南路國家圖書館花了數小時調閱數年舊報紙,只是要還原當年入學原始狀況。尋找榜單刊登日期及哪家報紙需要一些推理,影印操作更是不易。在在都是爲了替一些對學號有感情的校友取回他(她)的專屬號碼。雖然花時間,卻很值得。

希望學校也能有相同的認知,學號不是身份證字號,不涉及隱私,提供任何能加深校友與學校連結的事物,讓校友感覺窩心,是很容易做到的校友服務。

現在台大的學號已經擴充到8碼,將原本最右的2碼流水號增加2碼,前面帶一個英文字母,D代表博士班、R代表碩士班、B代表學士班。每年研究所入學生人數,也不再輸給大學生。高等教育的重心在移轉中。

02
2010, 03, 16

最近在整理1967建中通訊錄及1971級台大的聯絡狀況,發現1967年高中畢業生有保送大學制度。根據圖書館找到的資料,證實台大數學、物理、化學、電機、.... 榜單上的人數和本地生入學人數不合,台大許多系學號前幾名校友都是當年高中成績優異保送台大的學生。詳細情形及適用的畢業校友,還待進一步有當事人提供資料。

02
2010, 07, 31

聯絡狀況表(List)的重要功能
http://blog.sina.com.tw/grade4/article.php?pbgid=15096&entryid=583354&comopen=1#comment_1187666

To:1104 鄭龍光 、1345 王世昌 、1508 譚 晉 、1726 郭世興 、1824 陳志宏 、1830 楊肇華

各位化工系學長,
 
02在替1981級尋找1977年大一入學是農經系,大二轉經濟系1981年畢業,在兩個系都屬失聯同學的傅澤中。他們6月4日要在台大綜合體育館舉辦畢業30年重聚會。在網站上看到下列訊息,才發現董必定學長本身就是建中失聯校友。列出1971建中、1975台大化工校友,前4位屬失聯,後4位電郵信箱失效,和失聯也差不多。請大家幫忙提供最新聯絡資料,並幫忙轉遞此信給董學長。希望趕得及讓傅澤中至少能選擇是否出席參加。
 
http://la.worldjournal.com/view/full_lawest/10199490/article-%E9%81%94%E7%A6%8F%E5%8F%B0%E5%A4%A7%E6%A0%A1%E5%8F%8B%E6%9C%83-%E7%99%BE%E4%BA%BA%E6%AD%A1%E8%81%9A?instance=tx_bull_left1
 
達福台大校友會 百人歡聚

在美心大酒樓舉行的晚會上,董必定從胡孫莒接棒,成為新一任會長,葉惠慈擔任副會長。年會還向傅澤中、賴滄海、于昌林和陳寶謙等四名校友子弟頒發獎學金。

1353 程界洲; 1433 王天爵; 1607 董必定; 1825 蘇 時;
1002 沈維銘; 1223 魏正國; 1735 趙天福; 3107 齊國興;
 
1981 NTU
本文在新浪的網址  http://blog.sina.com.tw/grade4/article.php?pbgid=15096&entryid=595256
台大1981級校友聯絡狀況
http://www.4thgrader.net/vault/files/81NTU.xls


林莉 (AKA 02)
2011, 05, 01

To:1975 經濟 603374 胡孫莒

沒一個人理我,只好求助學姐,否則傅澤中要趕不上參加6月4日的重聚會了。

拜託學姐幫忙牽線聯絡董必定學長和傅澤中學弟。
 
林莉
2011, 05, 04

Steve,
You are wanted!
Maybe you can find 傅澤中?
 
Regards
Shirley
2011, 05, 04

澤中,
It is amazing how I and you receive this e-mail. It went back to our annual event last year.
You have a 畢業30年重聚會 June 4, at NTU. If you can not make it, please reply 02 (AKA 林莉)

Regards,
Stephen
2011, 05, 05

Stephen, and 1981經濟、農經班聯絡人,
 
Thank you all for passing the info and trying to contact us.
傅澤中 and I live in Plano, Texas now.
 
We are sorry that we are not able to fly back to Taiwan to attend 畢業30年重聚會.
Hope you all have a great time.
 
Monica and 傅澤中
2011, 05, 05

謝謝林莉學姊。

6/4中午我們也會班聚,計畫會印紙本的通訊錄給大家,所以最晚五月底會完成確認同學的資料是否正確,屆時再傳給您最終版本。
今天收到胡崇揚的來信了!如果不是您出面去找農經系同學的下落,我們就找不到傅澤中,也不會找到胡崇揚。胡正好5月下旬返台,6/5回美國,所以我們可以在6/4重聚。真的再次要感謝您為大家付出的心力!

祝 一切順心!

湘珍
2011, 05, 09

乍讀來函,一頭霧水,以為是傅澤中提供了胡崇揚的資料。再去看手邊資料才發現原來胡崇揚的電郵信箱是02將自己手中通訊錄回傳提供的。原來湘珍學妹因為被通知傅澤中已經聯絡上,同時發現聯絡狀況表上有一些Y是她沒有聯絡資料的,於是來問爲什麽02註記Y,這就是聯絡狀況表很重要的功能之一。可以讓別人幫忙找人,也可以告訴別人,透過02,可以找到一些被註記Y(聯絡上)的校友。

這就是善用資源,判斷過後的信任可以替自己省下很多時間精力。

02
2011, 05, 09



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