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2015/02/11

分享成功簡報需要注意的重點-下


盡早寫下麻煩又容易忘記的出處

 

寫完訊息後,再來就是出處。寫下出處可以把「你想說的話,究竟是以哪些資料為根據」作釐清。

 

簡報製作可以說是一種逆向工程(Reverse Engineering)。一方面,我們從上往下,闡述自己想說的話(=訊息)。同時我們也由下往上,從我們依據的資料(=出處)去看看有沒有什麼可以使 用的材料。這種作業就像從東西兩頭同時開挖、最後在中間碰頭的隧道一樣。寫下出處,可以幫助我們打好由下往上的基礎。

 

我之所以強調要盡早在簡報的第三步驟寫下出處,原因在於:如果最後才來補出處,一定會忘記。等你開始習慣做簡報後,你會發現記載出處這件事很麻煩, 會干擾整個簡報的製作節奏。無論是報導的標題、發表時間、發表的公司等等都要一一查清,寫進簡報裡,是一件很繁瑣的作業。有時候在深夜製作簡報,發現作者 的名字裡有個罕見的字怎麼打都打不出來,當下真是無奈極了。可是這部分如果不趁早做,之後你會更不想做。所以,請一定要在製作簡報的前期趁早解決掉。

 

3.好訊息的三大條件
簡報的好壞取決於訊息

 

看到這裡,讀者應該已經更清楚了解訊息之於簡報的重要性了吧?沒錯,製作簡報時,清楚表達「你到底想說什麼(訊息)」是一件很重要的事。反過來說,一份好的簡報所表達的「訊息一定要清楚明確」,同時有極具說服力的圖表和概念圖來支撐它。

 

稍後我會說明如何製作圖表與概念圖,現在先來解釋什麼樣的訊息才是「成功的訊息」,以及如何寫出這樣的訊息。
首先說明成功訊息的條件如下:

 

條件① 一張投影片只放一個訊息
條件② 意見清楚明快(=設定立場)
條件③ 簡短(=重點明確)

 

條件①一張投影片只放一個訊息

請大家記得,一張投影片只能擺一個訊息。就像我之前說過的,在製作簡報時,「訊息」是比什麼都重要的元素,所以沒擺上任何訊息是無法讓人接受的作 法。可是放眼當今商場,還是有很多沒有訊息的簡報被大量生產出來。既然沒寫任何訊息,那就意味著沒有任何「想傳達的事」,也就是說,沒有任何事情需要溝 通,這已經不是簡報製作技術這種層面的問題了,而是更深層而根本的議題。

 

另外,也要請大家避免在同一張投影片裡傳達兩項以上的訊息。在進行簡報時,簡報者的說明速度必須跟聽者的理解速度同步,如果你在同一張投影片裡塞進 兩種以上的訊息,會干擾到聽者的理解節奏。我們所追求的是連續性地、藉由一張張投影片傳達一則又一則的明確訊息,讓聽者能跟上我們的講解速度。

 

因此請記得,每一張投影片只能有一則訊息。

 

條件②意見清楚明快(=設定立場)

第二件請大家注意的是,「意見要清楚明快」。這是傳達訊息時最重要的一點,也是我在二十幾歲時、從親身經歷中深刻體認到的經驗。

 

一九九○年代中期到後期這段時間,頂尖廣告公司電通在各大比稿中,一次又一次輸給了博報堂。我想現在應該已經過了追訴期,我就坦白說吧—當時我在兩 家公司的行銷企畫部門都有熟人,因此弄到這兩家公司的比稿提案書來比較。現在想想,當時那樣的舉動真是危險。總之,我比對了大概七份左右的提案書,發現電 通跟博報堂在這些戰役中最大的不同點,在於他們所提出來的「意見明快」程度不同。

 

博報堂的提案書裡,每一頁都清楚闡明他們「想說什麼?」「想提出什麼建議?」相對之下,電通的提案書裡只有「顧客分析結果」「市場區別分布圖」等 等,簡報裡只寫了圖表跟概念圖的標題,至於想從這些分析跟資訊裡提出什麼建議,則連一個字也沒寫。也就是說,他們並沒有從分析的結果裡提出建言,只是「把 分析出來的內容寫下來而已」,落入了這種典型的失敗模式。

 

請大家看一下圖4。這張投影片提供的訊息是「就兩百多家門市進行的營業利益率與銷售成長率分析」,內容則是以營業利益率與銷售成長率製成的散布圖。

 

的確,它符合「一張投影片=一則訊息」的前提要件,可是它想表達的訊息真的如字面所述嗎?從它的分析結果中,我們可以發現很多門市的營業利益已經出 現赤字,其中甚至有不少門市連營業額都出現負成長,看來沒什麼希望轉虧為盈,既然如此,這張投影片的標題應該改成「關閉營業赤字與負成長門市,將資源分散 出去」才對吧?

 

「訊息曖昧、立場不清」是個很容易落入的陷阱,我想所有人幾乎都掉進去過一次,而大部分的人都沒辦法爬出來。為什麼?簡單來說,就是缺乏勇氣。

 

從某些資訊提出「果斷」的建言,其實很需要勇氣。如果只是把分析出來的結果提供出去,而不提出建議或解釋,這種態度則是「把解釋權交給對方」。至於 為什麼要把解釋權交給對方?當然是因為擔心雙方對於事情有不同的解讀而發生摩擦,也就是說,其實是想討好對方,所以沒辦法解釋。然而不解釋,便無法提出清 楚的訊息;不提出訊息,於是就輸掉了比稿。

 

如果想阻止這種惡性循環,就必須解釋你手上的資料,大膽提出建言,用力表明「我是這麼想的」。究竟要往右或往左?態度要清楚。也就是說,必須要「設定立場」。

 

我發現很多年輕人雖然「會做分析,但不會設定立場」,這真的很可惜。如果不設定立場,這些輔助性的分析就沒辦法讓你看清楚下一步該往哪裡走。

 

「設定立場」等於是向立場相反的人提出挑戰。而為了要打贏這場仗,你會拚命鞏固自己的立場。因此,設定立場跟成果的品質好壞之間,有著非常基本的關連。

 

條件③簡短(=重點明確)

最後一個條件是簡短。訊息的字數請控制在三十個字左右,長一點的句子也請控制在六十個字以內。

 

以三十個字來說,如果你用的是20p大小的字體,大約會占A4投影片的一行左右。或許你覺得一行好像很短,不過我收錄在這本書大約一百張的範例中,只有十張左右的訊息長達兩行,其他九成都只靠一行字就清楚闡述了它們的理念。我想,你應該看得出「一行」絕不是不可能的事。

 

如果你的訊息無論如何就是沒辦法在兩行內結束的話,可能是「你想表達的重點還不夠清楚」(違反條件②「意見清楚明快」),或者「你把太多資訊擺在同 一張投影片內」(違反條件①「一張投影片只放一個訊息」)。如果是前者,你有必要重新思考「想傳達的訊息到底是什麼?」如果是後者,就要把訊息切成兩半, 分成兩張投影片來講。

 

(摘自: 科專計畫 分享站)

 

 

參考文獻:
1跨世界刺繡與文化創意產業發展計畫
2「文化創意產業」發展計畫
3創意台灣—文化創意產業發展方案行動計畫

 

資料來源:天下雜誌

 

巨群企管顧問

 


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