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2015/02/11

分享成功簡報需要注意的重點-上


簡報是全球共通的語言!容易理解的投影片,能夠快速、正確且省力地推動事務進行。任職於外商 顧問公司 的專家,告訴你各種讓簡報清楚易懂的關鍵訣竅,以及製作時「常犯的順序錯誤」及「正確的順序」……

本文出自究竟出版《外商顧問公司的超強簡報術:圖解表現的23種技巧》

 

為什麼「製作簡報的技術」在現今環境中相當重要呢?

 

身處在全球化的時代裡,大家常說商業人士一定要具備英語和邏輯思考能力。不過我覺得還有一種能力也很重要,就是做出清楚易懂的簡報,理由在於:我們 跟擁有不同文化與價值觀的人隔著遙遠的距離合作、一同追求某種成果時,如何藉由文書來清楚傳達我們的思想與觀察是很重要的一種能力。

 

以往做生意的對象大都是自己國家的人,彼此之間擁有共同文化,即使書面表達得不夠清楚,還可以口頭溝通。但置身在全球化的環境下,這已經是遙遠的美 夢了。如果你的文書資料讓人看不懂,沒辦法理解你的內容,不管你的資料整理得多傑出、論點再精闢,你的工作成效還是「零」。而這項「零」正是關鍵所在,換 句話說,「簡報的製作技術」可以在你工作流程最後,發揮臨門一腳的加分效果。

 

至於不需要面對全球化環境的人,也不能因此就對簡報技術毫無概念。日本人已有很長一段時間哀嘆著國內的創新停滯,而其中一大原因,就出在組織內部的 資源動員能力非常拙劣。所謂的資源動員,就是對不同立場的人說明自己的想法、獲取共鳴、讓對方作出決策。而製作簡報的技巧在這個過程中,顯然占有一席之 地。

 

如果要說得誇張一點,也就是:簡報的製作技巧已經成為不分國內外的重要議題了。這也是我這個以人才開發維生的人,之所以深切感到大家亟需這類書籍的原因。

 

面對這個事實一點都不用害怕。在顧問公司裡,我負責訓練社會新鮮人及中途轉職者已有很長一段時間,從經驗中,我發現製作簡報的技術可以透過訓練提升到很高的水準。

 

為什麼「簡報製作的技術」可以透過後天培養呢?簡單來說,是因為它可以「化為文字依循」,意指用文字來傳達想法。而我想在這本書裡介紹給大家的,就是這種化為文字依循的「簡報製作技術」。

 

近年來,我覺得社會對於顧問人員或顧問公司,已經給予超乎實際能力的評價。不過有一點的確是顧問公司比其他業界厲害的,那就是簡報的製作技術。顧問業界之所以能在簡報製作技術上發展得特別純熟,原因有以下兩點:

 

第一點很簡單,對顧問公司來說,簡報是換取高額顧問費的一種「商品」,雖然最近好像有很多顧問公司以「執行」或「成果」為賣點,不過我們在這裡先不 討論這種行為的對錯。就顧問公司而言,我們的本分是站在超然的立場上,提供客觀的建議。而我們拿來當成收取高額顧問費的對價服務正是「建議」,利用的媒介 則是「簡報」,因此基於職業道德上的壓力,無論如何都要提升這方面的品質。

 

第二個理由則是,顧問這一行說穿了,就是對「忙碌的客戶」提供「難題的解決方法」,並且協助客戶執行。要把非常複雜的概念在簡短時間內說明給客戶了解、接受,需要高度的視覺化技能,以及將龐雜的數據資料和概念,化為容易了解的視覺呈現。

 

在這兩項需求下,顧問業界於是發展出非常頂尖的簡報製作技術。而對眾多必須站在國際舞台上工作的商務人士而言,這些技術同樣是重要的。

 

我將在書中介紹自己在顧問公司裡教導社會新鮮人與中途轉職者的一門訓練──「如何製作容易了解的簡報」。「簡報技術」這個詞彙乍聽好像很難,但只要你把它當成顧問業界的前輩們,從以往工作中淬煉出來的一種經驗法則與訣竅清單就好了。

 

請讀者務必將這本書裡學到的簡報製作技術,活用在自己的工作上。也許沒辦法在一開始就做出精采的簡報,但只要耐心實踐,一定能把書中的技巧化為自己的才能。我也相信這些技巧,必定能為你的生活揭開一扇嶄新的窗。

 

在此誠摯希望所有讀者們能藉由活用本書,獲得更充實的人生,那將是我無上的光榮。

 

1.簡報的組成要素與排版
讓工作更迅速確實、輕鬆進展的工具

 

大家平常在工作時,一定有因應各種狀況而製作過許多簡報。你曾經想過簡報在工作上扮演什麼樣的角色嗎?

 

雖然這個問題的答案會因為不同的立場而有所改變,但我認為簡報的功能就在於「能有效推動工作上的溝通」;更精準一點來說,我們可以把它的功能定義為 「更迅速、確實而輕鬆完成工作上的各種溝通。」請注意,這三項要素正是事業能否成功的要因。在財務理論中,「成效」「成本」與「時間」是計算企業價值或事 業價值時,最基本的三項要素。

 

追根究柢來說,簡報的製作是為了讓工作「更快、更正確且花費更少勞力」,而做的一種溝通輔助作業。

 

我將在書中為讀者說明各種簡報製作技巧,這些技巧被公認為能滿足上述三項評判基準。相反地,一些大家平常聽到的方式或秘訣,卻不見得能通過上述這三 項要素的考驗。譬如,最近我們經常見到某些過度使用視覺影像,或以非常抽象的短句來表達訊息的作法,這些會造成反效果,請大家特別留意。

 

全球共通的組成要素與版面準則

在製作簡報時,首先我們必須掌握構成簡報的組成要素與版面。

 

我一開始是在電通廣告公司工作,後來換到波士頓顧問集團(以下簡稱BCG)、科爾尼 管理顧問公司 (A.T. Kearney)等外資策略顧問公司,目前則在合益集團(Hay Group)協助企業客戶發展組織與開發領導力。有關簡報的組成要素與版面,其實不管在哪個國家或哪間公司都大同小異,沒什麼差別。也就是說,簡報具有全 球共通的普遍性,只要你學會了製作方法,不管走到哪個國家或哪間公司,都能派上用場。

 

組成要素共有六項:

 

①訊息
你在這份簡報裡最想說的事。

 

②圖表、概念圖的標題
支撐訊息基礎的分析、資料與概念圖的標題。

 

③圖表/概念圖
圖表是「把數字視覺化的圖說」,概念圖則是「把概念與關係、結構視覺化的圖說」。在國外提到「概念圖(Chart)」時,指涉的對象通常還包括了圖表(Graph),可是基於整理方便的考量,我在書裡把圖表跟概念圖分開來談。概念圖有時可使用照片或視覺意象來製作。

 

④備註
有助於理解內容的留意事項。

 

⑤出處
分析中所使用的資料、訪談、報導出自哪裡。

 

⑥頁碼
其中第⑤項「出處」很容易被人忘記,可是出處是證明簡報所引用資料具有可信度的唯一依據,是一份簡報中非常重要的元素。如果你在簡報中引用了其他地方的資料,一定要記得標明出處。

 

文字大小至少要12p,每則訊息控制在兩行以內

 

基本上,簡報的文字大小沒什麼特別規定,但我建議至少要採用12p以上(p=point)。相關的簡報訊息則請控制在每則兩行以內,這點一定要記住。雖然這不是什麼硬性規定,不過當你的簡報內容越重要時,這項技巧也就更重要了。


因為當簡報內容越重要,你的簡報對象就越接近經營高層;而領導者的層級越高,通常他們的時間就越少(=不想看長又沒重點的文字),越沒辦法看太小的文字(=老花眼)。

 

一開始,我提到製作簡報的目的就是要「有效推動工作上的溝通」,既然如此,製作簡報的人一定要站在簡報對象的立場上,注意各種細節。而在各種細節中,「文字大小至少要12p以上」「訊息控制在兩行以內」這兩項就是最基本不過的要求。

 

2.簡報製作的順序
依照「訊息」「出處」「圖表/概念圖」的順序製作

 

①編排頁碼
②寫出訊息
③記載出處
④給圖表/概念圖一個標題
⑤製作圖表/概念圖
⑥寫下備註

 

一開始先從圖表或概念圖下手,簡報就「掛了」

 

接下來,就讓我們看看製作簡報的順序吧。我知道很多人都先從⑤「製作圖表/概念圖」下手,但這種作法我並不推薦。為什麼呢?因為這樣做出來的簡報最 後不是不能用,就是做出一堆不知所以然的簡報來。在BCG裡,我們說這種簡報是「死掉的簡報」。一名好的顧問絕不會去做這種「死掉的簡報」,也不會叫別人 去做這種簡報。

 

為什麼從圖表跟概念圖開始製作的話,做出來的簡報最後會不能用呢?因為這麼做的話,簡報所表達的訊息會曖昧不清。如果從圖表、概念圖開始下手,「可 以用圖表跟概念圖說明的事情」很容易又被當成了整個簡報的主題,可是簡報的「主角」應該是你想傳達的訊息,「配角」才是圖說,這麼一來就反客為主了。所以 製作簡報時,第一步應該是把你想在這份簡報裡傳達的訊息寫下來,也就是②的「寫出訊息」。

 

(摘自: 科專計畫 討論區)

 

 

參考文獻:
1 SBIR 計畫書撰寫實務技巧
2研發計畫書撰寫經驗分享-以SBIR計畫為例
3協助傳統產業技術開發計畫( CITD )

 

資料來源:天下雜誌

 

http://www.chuchun.com.tw/news.asp?ID=380&Page=1

 


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