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2006/02/09

你不是不夠努力,而是不夠聰明

老闆要你24小時待命,電話、e-mail隨傳隨接;凌晨兩點,地球另一端的客戶要你解決產品問題……。 為什麼時間總是不捨晝夜?為什麼壓力總是365天全年無休?為什麼下班後還是不能和工作劃清界線? 工作與生活間究竟有沒有平衡點?也許,問題不是因為你不夠努力,而是不夠聰明。

Work Smart是有方法的,時間可以管理,壓力可以和平共處,思考可以讓你一次就做對。 時間管理:管理你的目標 Work Smart,需要精準掌握時間價值,讓工作效率最大化。 「時間管理就是目標管理,」哈佛企管顧問公司專任講師張志維分析。 如何Work Smart?首先必須了解自己的時間分配:制訂時間計畫,掌握主動權,而非消極挨打回應;事前規劃和實際執行,同等重要;從掌握時間開始,知道自己的時間花在什麼地方。 時間管理的原則,在於主動掌握,而非消極回應,所以事前規劃和實際執行,同等重要。能力強的人,懂得用很多時間思考工作計畫,也從最重要的事情開始動手。聰明的企業,會運用績效考核讓員工在工作時間內加快效率,管理自己的時間,也就等於管理了員工的工作績效。 以下是張志維提供的十大時間管理招式: 1.設定目標:做好管理的第一步,要先設定目標,把事情依輕重緩急分配好,如此,就能建立時間管理的架構。 2.第一次就做對:每一件事如果能第一次就做對,除了效率高,更能節省時間資源,因為,解釋是很花時間的。 3.速戰速決:時間是非常珍貴的,所以要分秒必較;例如,在公務會談時,要速戰速決,選擇最快的方式溝通,如果能打電話,就絕不寫e-mail。 4.養成做備忘錄的習慣:隨時用紙筆或PDA記錄下會議結論、處理事情的順序。 5.及早開始:把所有的事全部列入規劃,不要為自己製造意外,愈能把事件納入計畫裡,時間管理愈成功。 6.降低變數:時間管理就是事前的規劃或長期的計畫,所以把變數降得愈低,效率愈好。 7.集中處理:根據統計顯示,同類型的事,集中於同一個時段處理,效率較高,這就是學習曲線效果。 8.避開尖鋒時間:凡是遇到要排隊的事,就先避開,待離峰時間再進行,例如,你錯過了中午十二點的用餐時間,不妨十二點半或一點再用餐,如此,也可避免商家因人潮過多,處理時間延長的延誤。 9.善用畸零時間:例如早午休時間,或是等電話的時間,可以處理比較簡單、快速的事。 10.留點時間多做思考:千萬不能因為要處理急事,便排擠掉思考重要決策的時間,所以,時間管理最重要的,就是要為自己安排一個空白的思考時間,一方面檢視自己的時間安排,也可以讓自己找出更多增進工作效能的方法。 記住,如果你不為自己的目標工作,就得為別人的目標工作,所以,如果時間管理能力不佳,那麼只有被別人管理的份了。

摘自管理雜誌第380期,作者/楊永妙 



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