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2011/01/14

新人如何進入狀況 ?

 

做貿易也需要想像力



Dear AYA,

我是剛入門幾個月的國外業務菜鳥,有時候客人問的事情,我會不知道怎麼回答比較恰當?因為我跟客人談的東西都是本來腦袋裡現有的東西,並不是經過訓練或者被告知遇到這種情況要怎麼應對、怎麼解決,然後才累積成自己的經驗。

我想問的是:以我的狀況是不是應該先找助理的工作,跟在主管身邊看他怎麼跟客戶溝通協調,同時也觀察客戶發生什麼狀況,有經驗的老手是怎麼回覆客人的?因為,我真的不覺得一個 baby 本來不會講話,爸媽都沒教他走路或講話,他自己就能講出一堆很有哲學的話,或者健步如飛。

我覺得我不會的還是不會,腦中沒有的東西還是生不出來,不會因為做比較久就能針對不同狀況寫出文情並茂的句子,就算外面商用書信的範本,也都是很制式的,並不是像您的部落格一樣,能針對不同的 case 狀況來解決。

想請教 AYA當您開始從事業務工作時,您是如何累積經驗的?是否有前輩或主管會先跟您說該怎麼跟客人回應?該怎麼處理那個狀況您有豐富的帶新人的經驗,您認為對於國外業務新人,您會放手讓他們自己去跟客人談?或者你會跟他們說什麼狀況該怎麼處理嗎?

因為我覺得我是那個被放著自己跟客人談,但卻又講不出個所以然來的可憐蟲,有點茫然,想請您賜教!
 


Nancy

 

 

 

 


Dear Nancy,

從事貿易工作,要達到能夠獨立作業的程度,除了英文能力、商業書信、電腦文書處理、貿易相關知識、網路搜尋技巧和產品專業知識之外,溝通能力經常是致勝的關鍵。

你說,你的溝通能力都是來自本來腦袋裡面現成的、有限的東西,並不是經過訓練或者被告知,或是有了經
驗才上場的。這點我認為你有點畫地自限,而且浪費了每個人與生俱來的想像力和整合能力。


我記得自己以前剛入行還很清純的時候,也是很天真浪漫的呀,但我還是會先依自己有限的腦袋想像一下客人來了可能會問我哪些問題?例如 : 

他這次來的目的何在?
( 可以從他的書信往來內容或是事先詢問他而得知我要先準備哪些答案和資料等著他?萬一不會回答的時候可以先給什麼緩衝的答案或是找哪些救兵?當然也可以請教前輩或主管或老闆,這個客人來訪要注意哪些事情?有什麼必談的重點?主要的任務是什麼?老闆希望得到什麼結果?

我相信先把所有可能發生的狀況都想像一遍,整合一下適用的答案,做足事前的準備,即使你是新手,也不至於太手忙腳亂,語無倫次的吧!


如果每個人都把事情推給我沒有碰過,所以不會處理;我沒有經驗,所以無法想像;沒有人教我,所以我不知如何應對 那麼,這個社會應該早就停擺了吧,因為每個人的腦筋都生銹當機了呀!

咱們一生都會碰到無數次的第一次,其中應該有超過一半是沒有任何示範、沒有任何臨床指導的狀況,那你回想一下當時是怎麼 pass 的呢?有的靠本能、有的靠想像、有的靠勇氣、有的靠運氣
反正有人帶你就是你有貴人運,沒人帶你,你的腦袋就是你的貴人,沒有人規定你的腦袋的想像空間只能有多大,如果你絞盡腦汁還是想不出來,那表示你若不是電視和書看得太少,就是不常跟人接觸交流,應該也不太關心週遭的人事物,更別提注意過這世界或是古今中外曾發生過哪些事了。如果你已經自我催眠腦袋被水泥灌了漿,那確實是沒有任何空間可以容納想像力了。


當然,除了免費而且無限量供應的想像力之外,有很多能力的來源是參考別人的經驗,例如藉著大量閱讀可以了解別人的思考模式、處事過程和方法、以及最後面對成功或失敗的態度與抉擇。多吸收這些經驗,也可以為自己的想像力提供有效的素材。

我相信你能進入一個職場工作,絕不只是一個脆弱無能的小嬰兒程度,也沒人會叫你立即從無知幼兒變成口吐蓮花的大師,但是在由生到熟的過程中,你一定有察覺狀況、省思應變及自我提升的能力,因為連 baby 都有與生俱來的一些本能了,你在職場也一定可以發揮求生潛能,找到存活與成長之道,只是你還沒有用心去思考與追尋就先自我設限,或者該說你還沒被逼到必須發揮潛能否則無路可退的絕境吧!

AYA 經常會建議別人,可以嘗試挑戰超出自己的能力再多一點點的工作,因為壓力會讓人快速成長,我以前也是在巨大的經濟壓力下,比別人更快進入狀況的。我不知道你怎麼可以跳過助理直接做業務的工作,但我覺得這也是一種幸運,直接升級不用從助理幹起,那麼你更應該把握機會邊做邊學,研擬一些學習計畫看自己還有哪些不足之處,鞭策自己加快學習的速度與腳步,也張大眼睛好好看看身邊有哪些資源和人脈可以善用的。

我帶新人都是用直接切入實務的方式,像貿易流程的部分,丟現成的 case 實際操作幾次,即使是新手也能很快進入狀況。至於牽涉到溝通技巧的部分,我比較喜歡提問題問她們,看這種狀況要怎麼處理?讓她們好好發揮想像力,然後聽聽她們天真無邪的答案,大笑幾秒鐘之後,再跟她們分析可能的後遺症,請她們再思考其他的解決之道,當然最後我會提供幾個建議或是別人的處理方式讓她們參考。多被笑幾次,多演練幾次,慢慢就會抓到訣竅,當然很多不堪被笑的,很容易就提早陣亡了。

有客人來訪時讓新人坐在旁邊當記錄,吸收臨場經驗,比較熟悉的客人就交給她們去隨機應變,實習一番,她們沒參與的 case 就當作案例教材提出來探討,慢慢累積功力。不過犯錯在所難免,凸槌也是人之常情,有很多狀況的發展是誰都無法預料的,大家還是要有冒險的勇氣,而公司也要有允許犯錯的雅量。

有時候犯錯也是激盪出另一種思考模式的因素,例如 AYA 今天早上去美而美買早餐,本來想點個土司夾蛋,因為昨天才剛在永和豆漿吃過饅頭夾蛋,想換換口味,不料一時嘴快,居然點了個土司夾饅頭,害店員阿桑一時不知該如何處理,因為土司和饅頭都可以夾蛋,但是沒聽過土司和饅頭可以夾在一起的。AYA 衷心期盼,經過這一次的 衝擊之後,美而美可以考慮研發土司夾饅頭的新口味。

當然不是每個人都能碰到有心指導提攜的主管, AYA 以前就沒碰過,大多是碰到對貿易完全沒概念的老闆。所以一路上就這麼自立自強、自生自滅、自以為是、自討苦吃,最後終於能自我突破、自由發揮、自立門戶啦!

總之,多吸收各種知識,多想像各種狀況多練習各種答案與因應之道,多儲存常用的資訊成立自己的資料庫,也擴充自己的腦容量。多跟別人交流請益,多求證自己的答案是否有效或得當。聽不懂的不必裝懂,不會的也不必裝會,只要讓對方知道你有用心準備,態度又如此謙和認真,相信必能一點一滴累積善緣和人脈,就不會只是一直當個被動的可憐蟲了。

以上,共勉之!

加油 ~

AYA

 



 



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