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2005/05/10

料號編碼的目的與原則

料號編碼的目的與原則
在電腦化的過程中,資料的編碼是相當重要的。有系統的編碼才能讓料號有所依據,也避免資料在輸入時出錯。更重要的是,一旦實行之後,如要更換料號將是一個大工程,所以一定要審慎的考量來建立符合以上所述的原則。 料號編碼的目的與原則須注意要項 ‧料號編碼的目的 ‧料號編碼的對象 ‧料號編碼應有的範圍 ‧料號的使用者 ‧料號使用的循環 ‧料號編碼的原則 ‧號碼錯誤的機率 ‧容易混淆的字 ‧如何減少料號輸入錯誤 一.物料編號時,其原則如下: 1.簡單性:編碼的目的即在求簡化,故編號時應避免繁瑣,以省閱讀、填記、抄錄之時間。 2.整體性:即所有之物料均需有有編號。 3.單一性:一項物料只有一種編號,除此之外,絕無另一編號。 4.彈性:在不影響原有組織系統下,可因需要而自由擴展,隨時插入新編號。 5.組織性:所有編號應依序排列,不但可自編號查知某項物料,帳卡或有關資料,且可自物料之名稱或性質,迅速查到應有的編號。 6.充足性:即所採用之文字、記號或數字有足夠之數目,來代表所有的物料。 7.易記性:即編號具有暗示性與聯想性,以便記憶。 8.應用電腦之可能性:物料管理電腦化為趨勢,故於編號時應考慮如何便於處理。 二.編號的方法如下: 1.英文字母法:以一組英文字母,代表某種物料。 2.數字法:以一組數字代表某種物料。 3.暗示法:以一助記憶的文字代表物料,而使用者可從代號聯想。 4.混合法:聯合使用以上之方法稱混合法。 三.編號之實例如下: 物料之分類與編號之方式如下: 大分類 次分類 細分類 大分類:依用途將物料分為 主要原料、副料、半成品、成品、辦公用品、機器(設備)維護零件(材料)、其他 次分類:依機器類別或成品(半成品)名稱分類,如 螺絲、紙類、外殼、電源線、電容器、PC板 細分類:依產品(半成品)或零件的名稱規格來編號,如 尺寸43〞 編號430 重量260G 編號260 顏色紅色 編號R 四.物料編碼應注意下列事項: 1.符號必須具有多種功能 整個符號必須含有意義,符號的每一子號必須依照一定的方法排列在一起,而且 各子號均代表某種意義。 2.分類和編號必須能夠延伸 分類和編號的結構必須不妨礙新分類的加入,而且不至於變動原有的體制。 3.次分類易於加入 編號體制的設計,必須使新生的類別能夠嵌入於原有的分類內,無論如何完美 的編號,新的部份會不斷的增長,或有些部分無意中被遺漏了,因此,這些困 難只有在編號中預留較大空隙以克服之。 4.分類和編號必須合乎邏輯 此為知易行難之事,因為編號體制必須經過徹底的思考,並且所有可能發生的 例外也應考慮到,這些程序可利用總成中各個零件的圖解以求得之。 5.應該注意符號的長度 設計編號體制不可能不考慮到電腦資料處理的限制,因為電腦資料欄位長度有 一定的限制,不能不一併考慮。簡短的編號是令人讚美的,因為它便於記憶又 易於複錄,不斷縮短傳送符號所需的時間,而且減少錯誤的機會。 6.編號體制應儘量一致 同一公司內編號體制宜以保持最低的數目,對於共同的項目儘量互相結合,若 分立編號體制,有時會造成很大的混亂。 7.應謹慎使用標點符號 標點符號可以用來表示一個分類和另一分類的分野,以明瞭何處是一個分類的結 束,和另一分類的開始,同時也有助於數目字的記憶,但應避免句點、逗點或其 他標點符號寫在物件上易於消失不見,另有些資料庫程式無法辨認某些標點符號 。 8.應該有助記憶 雖然電腦資料處理給予此點致命的打擊,但符號若能幫助記憶,的確可以減少許 多錯誤,因為符號難記而造成的錯誤,其損失實難以計算,而且還附帶新進人員 的沮喪及顧客的不悅。故易記憶的編號可大幅縮短新進人員的學習時間。

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